Er komt een moment in 2021 en dan is het sein groen en kan iedereen weer terug naar kantoor. Het gaat gebeuren, alleen we weten niet wanneer Rutte en De Jonge dit verlossende woord gaan uitspreken. In de tussentijd, terwijl wij wachten vol ongeduld is mijn oproep om deze tussentijd om die reden optimaal te gebruiken, zodat je helemaal klaar bent als de kantoordeuren voor iedereen weer open gaan.
Ik heb eigenlijk maar 1 gouden tip voor jullie en deze is simpel, zoals jullie van mij gewend zijn. Kortom, betrek je medewerkers bij deze terugkeer. Eigenlijk hebben we een unieke situatie voor alle kantoren in Nederland gecreëerd. Je kan weer met een blanco bladzijde beginnen en het kantoorleven opnieuw kleur geven. Daarmee kan je dus ook aan een positieve bedrijfscultuur bouwen.
Hoe betrek je de medewerkers?
Het betrekken van de medewerkers kan op verschillende manieren en bij onderwerpen. Je kan een persoonlijk gesprek met iedereen voeren. Je kan ook een kleine enquête versturen met een aantal praktische vragen wat voor hen de ideale werkweek is, verdeling thuiswerken en naar kantoor. Ook is het mogelijk om een werkoverleg te plannen en tijdens deze online sessie gebruik te maken van 'breakout rooms' (wat een mooie uitvinding is dat; ik gebruik het regelmatig tijdens een overleg, workshop of training). Uiteraard is de uitnodiging om zoveel mogelijk van deze vormen te gebruiken op verschillende momenten.
Wanneer betrek je de collega's?
Wat ook heel belangrijk is in dit proces van opnieuw terugkeren naar kantoor is ook het moment waarop je inbreng, ideeën en inspiratie vraagt van de werkvloer. Ik zie dat HR en MT allerlei plannen bedenken, presenteren en eigenlijk als laatste het ook nog toetsen bij de rest. Wat mij betreft is dat niet het juiste moment. Mijn advies is om zo snel mogelijk (nu dus) iedereen hierbij te betrekken. Neem iedereen (schoonmaker tot directeur) mee in deze brainstormfase en laat de plannen dan organisch ontstaan met ieders inbreng.
Met wie ga je deze blanco bladzijde inkleuren?
Ik heb hiervoor al gezegd dat je de input van iedereen nodig hebt, elke afdeling, team en functie. Je kan een hernieuwde start maken en dat geldt voor iedereen. Tegelijk adviseer ik nog een belangrijk element te introduceren en dat is vrijwilligheid. Vraag iedereen, betrek iedereen bij de plannen en ga alleen met de enthousiaste medewerkers hier verder mee aan de slag om door te pakken. Hou iedereen wel goed aangelijnd of betrokken door geregeld een follow up te geven. Communicatie is en blijft een sleutel van succes.
Giet het niet in beton!
Als we iets hebben geleerd van het afgelopen Covid-19 jaar is wel dat flexibiliteit en het vermogen tot aanpassen essentieel is. Mijn laatste uitnodiging is dan ook om een plan op hoofdlijnen te maken en wellicht per team, afdeling of sectie een eigen invulling er aan te laten geven. Pas dingen aan als het niet blijkt te werken in de praktijk. Voeg elementen toe als dat beter werkt.
Pak deze kans van het opnieuw beginnen op kantoor met beide handen aan. Creëer die blanco bladzijde en durf ook echt opnieuw te starten. Neem mee wat goed ging afgelopen periode, geef extra aandacht aan hetgeen iedereen heeft gemist en voeg fun, plezier en speelsheid toe en het wordt een terugkeer om nooit te vergeten!