Elk zichzelf serieus nemend kantoor is wel bekend met positieve feedback en dan het liefst de 360graden feedback. Als deze techniek goed wordt uitgevoerd dan kan het heel helpend zijn. Ik ben hier geen fan van, omdat het aanleren van de techniek tijd kost en veel oefening. Als het niet goed wordt uitgevoerd, levert het meer schade op dan positief resultaat. Ik heb een betere methode, die zorgt voor een constructieve sfeer in elk gesprek en overleg.
Eerst nog even kort over feedback geven aan elkaar. Dat gaat volgens een vast stramien en je zegt het vanuit jezelf. Als je het eenmaal onder de knie hebt en het in een natuurlijke flow uit je mond rolt, dan is het inderdaad een krachtig instrument. Op deze manier maak je een lastig onderwerp of negatieve kritiek bespreekbaar zonder dat er over en weer enkel verwijten worden uitgesproken. Je houding, manier van spreken en het woordgebruik zijn hierbij heel belangrijk. Het lijkt eenvoudig maar dat is het absoluut niet. Er is een betere tool!
Complimentenronde
Ik introduceer hierbij een effectiever middel dat veel minder oefening vergt: het complimentenrondje bij de start van een overleg. Iedereen neemt even de tijd om de vergadering te observeren en dan geef je de buurman rechts van je een oprecht compliment. Dat kan gaan over zijn uitstraling, werkwijze of iets wat zich recent heeft voorgedaan. Als je iemand nog niet goed kent dan is het altijd mogelijk om de eerste indruk te vatten in een compliment. De ontvanger bedankt de gever. En vervolgens ga je het rondje af. Iedereen geeft en ontvangt een compliment.
Vertrouwen
Na dit positieve rondje kan het overleg van start. Er kan dan echt vergaderd en besloten worden over de belangrijke zaken. Het effect van het complimentenrondje is merkbaar als er onderwerpen aan de orde komen die mogelijk wat weerstand opleveren. Omdat in de complimentenronde een vertrouwelijke basis is gelegd, kunnen argumenten over en weer gewisseld worden zonder dat het persoonlijk wordt opgepakt of als een aanval.
Waardering voor iedereen
Het heeft het effect als: 'ik vind je als persoon geweldig en tegelijk ben ik het niet altijd met je eens of je ideeën spreken mij niet altijd aan en dat is goed.' Dat is ook het bedoelde effect van positieve feedback, echter deze vorm is sneller, natuurlijker en effectiever. Aan het begin van de vergadering is iedereen gezien als persoon. Er is aandacht op jou gevestigd en je bent gewaardeerd. Ook die start zorgt voor een andere energie van een overleg.
Bijkomend voordeel is ook dat een overleg sneller gaat. Uiteraard duurt de opening wat langer vanwege het complimentenrondje maar die tijd wordt ruimschoots ingehaald en goed gemaakt door de effectiviteit ervan.
Gewoon proberen en doen
Ik zou zeggen: probeer het een keer en uiteraard is het in het begin wat onwennig en wellicht kom je de nodige weerstand tegen. Introduceer het dat iets nieuws en nodig iedereen uit om hier 3 minuten open voor te staan. Benoem het effect van effectiviteit, snelheid en positiviteit ook. Daarna doen de complimenten zijn werk: het is namelijk heel fijn om een oprecht compliment van een ander te ontvangen.
Paar tips:
Als jij degene bent die dit introduceert dan heb ik nog een paar tips voor je.
Begin bij jezelf en geef een compliment die iets verder gaat dan: ‘je ziet er goed uit, vanmorgen’. Probeer een situatie voor de geest te halen en complimenteer iemand echt voor zijn werk, gedrag of steun;
Ga het rondje langs en hou in de gaten dat de ontvanger ook echt hardop bedankt;
Via Zoom, Teams of een andere manier van online overleggen is dit uiteraard ook perfect. Geef dan aan wie aan wie een compliment geeft en hou in de gaten dat iedereen aan de beurt komt;
Na het rondje maak je er weinig woorden aan vuil en het overleg gaat van start;
Hou deze start van een overleg een paar keer vol: geef niet te snel op;
Zoek een collega op die hier enthousiast over is en doe het samen;
Als het complimentenrondje een vaste start is bij een overleg dan kan je nog een extra stap toevoegen. De uitnodiging is dan aan de ontvanger van het compliment naast het bedankje de woorden toe te voegen dat hij of zij dat zelf ook vindt. Door die laatste toevoeging komt het compliment ook echt binnen.
One word close
Ik vind het altijd fijn om een overleg af te sluiten met ‘One Word close’. Dus een afsluitend rondje waar iedereen in 1 woord uitspreekt wat is bijgebleven van het overleg. Begin ook hier zelf als eerste mee. Je geeft het voorbeeld. Wellicht hoor je hier ook terug wat over de complimentenronde. Dan heb je stiekem toch je feedback gekregen!